Marketingfolyamatok egy oldalon: checklist a káosz ellen
Tízoldalas folyamatleírást senki nem olvas el. Egy oldalt viszont igen – és ha jól van megírva, a hírlevél akkor is kimegy, amikor az, aki eddig csinálta, épp szabadságon van.
Volt idő, amikor én is hosszú folyamatleírásokat írtam. Szépek voltak, alaposak, mindenre kiterjedtek. Aztán egyszer megnéztem, ki nyitotta meg őket az elmúlt fél évben. Senki.
Ekkor rájöttem: nem a dokumentáció hiányzik a cégeknek, hanem egy olyan forma, amit tényleg használnak.
Egy folyamat, egy oldal
A szabályom azóta egyszerű: minden marketing folyamat elférjen egy oldalon. Ha nem fér el, akkor vagy két folyamatról van szó, vagy túl sok benne az olyan részlet, amit egy gyakorlott kolléga amúgy is tud.
Az egyoldalas folyamatlap nem tankönyv. Ellenőrzőlista – annak, aki csinálja, és annak, aki átveszi. Azokat a lépéseket rögzíti, amelyeket könnyű kihagyni, és amelyek kihagyása fáj.
Hová tartozik ez a hét lépésben?
A marketingvezetés hét lépése: kutatás, tervezés, nyomon követés, mérés, rendszerfaragás, tanulás, innoválás. A folyamatlap a rendszerfaragás eszköze – annak a lépésnek, amikor ami működik, azt ismételhetővé faragod.
A sorrend fontos. Előbb mérd meg, mi működik, és csak azt írd le folyamatként.
A folyamatlap pedig utána a tanulás alapja lesz: ha le van írva, mit csinálunk, akkor azt is látni, mit érdemes másképp.
Mi kerül egy folyamatlapra?
Kipróbáltam sok formát, ez maradt meg:
| A lap része | Mi kerül bele |
|---|---|
| Név és cél | Egy mondatban, miért létezik ez a folyamat („havi hírlevél, ami ajánlatkérést hoz”). |
| Gazda | Egy név, aki felel érte. Nem részleg, nem „a marketing” – egy ember. |
| Indító esemény | Mi indítja el (minden hónap első hétfője, új ajánlatkérés beérkezése, új termék). |
| Lépések | Legfeljebb 8–12 sor, igével kezdve, mindegyik mellett: ki csinálja és meddig. |
| Átadási pontok | Ahol a munka egyik embertől a másikhoz kerül – itt csúszik el a legtöbb. |
| Kész, ha… | Mi számít befejezettnek. Enélkül minden folyamat „majdnem kész” marad. |
| Eszközök és hozzáférések | Hol van a sablon, a jelszó, a fájl. |
Ennyi kell – és mind elfér egy oldalon.
A checklist, amivel elindulhatsz
Ha holnap reggel nekivágnál, ez a sorrend vált be nálam:
- Írd fel a cég 6–10 visszatérő marketing folyamatát. Tipikusan: hírlevél, blogcikk, közösségi média, hirdetéskezelés, ajánlatkérés kezelése, rendezvény, havi riport, új kolléga betanítása.
- Válaszd ki azt az egyet, amelyik a legtöbbször csúszik vagy a leginkább egy emberen múlik.
- Ülj le azzal, aki most csinálja, és kérdezd végig: mit csinál, milyen sorrendben, kinek adja tovább.
- Írd le egy oldalra a fenti szerkezetben.
- A következő alkalommal valaki más csinálja végig a lap alapján – az, aki eddig csinálta, csak figyeljen.
- Ahol elakadt, ott javítsd a lapot.
- Egy hónap múlva jöhet a következő folyamat.
A hatodik lépés a lényeg – és ezt sokan kihagyják. A folyamatlap akkor jó, ha valaki más is végig tudja csinálni belőle. Amíg ez nincs kipróbálva, csak egy vázlat.
Mit nem érdemes leírni?
Mindent leírni csábító, de felesleges. Nem kell folyamatlap arra, ami évente egyszer történik és mindig más. Nem kell arra, ami egyetlen ember fejében zajlik, és nincs átadási pontja. És nem kell arra sem, ami még kísérlet – az az innoválás terepe, ott a szabadság a lényeg.
Egy dologban viszont nem engedek: ami a cég bevételét közvetlenül érinti – az ajánlatkérés kezelése, a hirdetések, a hírlevél –, annak legyen egyoldalas leírása és gazdája.
Kezdd egy folyamattal
Nem kell egyszerre rendet tenni mindenhol. Egy lap, egy folyamat, egy próbakör – és már érezni fogod a különbséget. Ha szeretnél ehhez kiindulási alapot, nézd meg a díjmentes anyagot: https://www.marketingleader.hu/dijmentes
